Wat doet deze koppeling?
Met WeFact maakt PayTool ná een betaalde bestelling een debiteur (klant) en een factuur in jouw WeFact-administratie. In MIJN zie je het WeFact-factuurnummer terug op de bestelling.
PayTool is geen volledig WeFact-scherm. Offertes, herinneringen, inkoop, periodieke facturen of handmatig boekhouden doe je in WeFact zelf. In PayTool regel je alleen de koppeling, de huisstijlkeuze en de keuze wie de factuur maakt.
Voor wie is dit?
Ondernemers die hun verkoopfacturen in WeFact willen hebben in plaats van als PayTool-PDF. Als je PayTool-facturen en de e-mailtab wilt houden, kies je Factureren vanuit PayTool.
Wat heb je nodig?
Een WeFact-account met API-toegang.
De API key uit WeFact.
Minstens één huisstijl in WeFact. Die kies je in PayTool nadat de verbinding slaagt.
Het publieke IP-adres van de PayTool-server op de IP-whitelist in WeFact. Op het scherm staat: 188.245.20.12.
Nog geen WeFact-account?
Zonder WeFact-account kun je deze facturatiebron niet afronden.
Nog geen WeFact-account? Bekijk WeFact via deze uitnodiging.
Waar vind je de API-sleutel in WeFact?
Log in bij WeFact. Open de API- of koppelingeninstellingen van je administratie en kopieer de API-sleutel. Zet het IP-adres 188.245.20.12 op de whitelist, anders weigert WeFact de verzoeken van PayTool.
Stap voor stap in PayTool
1. Ga naar Instellingen → Facturatie (niet naar Integraties).
2. Kies Factureren vanuit WeFact. De hulptekst: “Heb je een WeFact-account? Koppel deze aan PayTool en laat je facturen automatisch vanuit WeFact verwerken.”
3. Lees de gele waarschuwing: als Mollie op testmodus staat, kunnen testbetalingen tóch echte facturen en factuurmails in WeFact opleveren.
4. Vul API key* in en klik op Verbinding testen. Bij succes wordt de status Verbonden / Verbonden met WeFact.
5. Kies een Huisstijl*. Die is verplicht. Zonder huisstijl maakt PayTool na betaling geen WeFact-factuur.
6. Controleer het blok IP-whitelist vereist en zet 188.245.20.12 in WeFact.
Controleren of het werkt
De knop Verbinding testen controleert de API-sleutel. Daarna moet ook de huisstijl gevuld zijn.
Doe een bewuste testbestelling. Open de bestelling in Facturen: bij een geslaagde WeFact-verwerking zie je het WeFact-nummer of de fallback “Factuur via WeFact”. Controleer in WeFact of de debiteur en de factuur bestaan.
Wat PayTool doorgeeft
Van de koper: naam, e-mail, en als die in de checkout zijn gevraagd ook bedrijf en adresgegevens. PayTool hergebruikt een bestaande WeFact-debiteur als die al bekend is.
Van de bestelling: de betaalde regels (hoofdproduct, kassakoopjes, verzendkosten) als factuurregels in WeFact, met de gekozen huisstijl.
PayTool-mails met PDF-bijlage en de tab E-mail vallen weg als WeFact verbonden is met API-key én huisstijl. WeFact verstuurt dan volgens jouw WeFact-instellingen, niet via de PayTool-sjablonen.
Veelvoorkomende problemen
• Verbinding testen mislukt: verkeerde API-sleutel of het PayTool-IP staat niet op de whitelist.
• Status verbonden, maar geen factuur: ontbrekende Huisstijl, of de order is niet Betaald.
• Huisstijlen laden niet: PayTool toont “Huisstijlen konden niet worden opgehaald.” Controleer de API-rechten in WeFact.
• Terug naar PayTool-facturen: kies Factureren vanuit PayTool. Als WeFact verbonden is, vraagt PayTool bevestiging Facturatie wijzigen? / Overstappen naar PayTool en verbreekt de WeFact-koppeling.
• Verbinding verbreken koppelt WeFact los zonder de historische bestellingen in PayTool te wissen.
Beperkingen
Je kunt in PayTool geen WeFact-factuur handmatig opnieuw versturen, crediteren of hernummeren. Dat doe je in WeFact.
Prefix, volgnummerlengte en factuurkleur van PayTool gelden niet zolang WeFact de bron is.